Dos documentos e objetos que os profissionais mantêm em suas mesas de trabalho, 80% é dispensável, atesta o personal organizer Ivo Corradi de Abreu, da consultoria OZ! Organize.
Organização, portanto, é sinônimo de produtividade. O consultor deu diretrizes para a arrumação de uma mesa de trabalho de escritório que precisava de ordem e explicou como fazer a manutenção.
Os itens não ocupam só espaço mas também roubam minutos de trabalho, segundo Abreu. "Quando ficam em cima da mesa, checamos os mesmos documentos várias vezes e, com isso, perdemos muito tempo", comenta.
1. O primeiro passo é separar todo o material da seguinte maneira:
• entrada: material novo e ainda não visto ou não consultado
• material necessário para o trabalho no dia a dia: manuais, calendário e porta-canetas vão nessa categoria
• arquivo morto: documentos e objetos que precisam ser guardados, mas já foram utilizados para um trabalho terminado
• arquivo de referência: documentos e objetos necessários para consulta esporádica.
• arquivo corrente: todos os documentos e objetos necessários para um trabalho que está sendo desenvolvido.
• lixo: tudo o que não vai mais ser usado (e aqui não dá para ter a mentalidade de "um dia eu posso vir a precisar").
• leitura: é útil separar um espaço para material que o profissional pretende ler, mas ainda não teve tempo.
02) Com essas categorias em mente, faça pilhas de todas as coisas da mesa e de dentro das gavetas.
03) Jogue fora o que não será mais utilizado e reserve espaço para cada tipo de arquivo.
04) Posicione os arquivos em seus devidos lugares. Corradi ensina que, a partir dessa arrumação, é preciso comprometer-se a dar encaminhamento para todos os documentos no momento em que forem vistos ou lidos. Esse tratamento pode ser:
• resolver no mesmo minuto, se for algo simples e rápido.
• agendar, se for algo que o profissional não poderá resolver naquele momento. "É preciso usar a agenda, anotar tudo lá, usá-la como uma ferramenta, uma aliada", comenta.
• arquivar, se for algo do qual se precisará no futuro.
• descartar.
• devolver ao remetente ou encaminhar, se for algo que não é da alçada do profissional.
Outras dicas para organização do ambiente de trabalho:
• Tenha uma agenda sempre à mão e anote tudo nela – compromissos pessoais e profissionais.
• Limpe a caixa de e-mails e crie pastas classificadas por assuntos.
• Tente agrupar compromissos externos em horários próximos.
• Se estiver fora do escritório, consulte sua lista de lembretes e veja se não é possível resolver outra tarefa.
• Dedique 15 minutos do fim do dia para organizar o dia seguinte.